FAQ / Guide
Logiciel de gestion des entretiens périodiques pour artisans
Suivre les échéances, relancer au bon moment et sécuriser votre chiffre d'affaires récurrent — sans tableur ni carnet.
Pourquoi Agendrop n'est pas un « simple outil SMS » ou un agenda
L'innovation d'Agendrop ne repose pas sur l'ajout d'une fonctionnalité SMS ou d'un agenda supplémentaire, mais sur un moteur métier dédié à l'organisation des entretiens périodiques pour les entreprises de maintenance itinérante.
Les solutions généralistes (Organilog, EBP, Batappli, Calendly, SMSFactor, Brevo…) répondent surtout à des besoins de gestion commerciale, de facturation, de CRM ou de réservation classique. Agendrop traite des problématiques que ces outils gèrent mal nativement :
- récurrence des prestations et calcul des échéances par équipement ;
- saisonnalité des entretiens et lissage de charge ;
- optimisation des tournées dès la prise de rendez-vous, pas seulement le jour J ;
- contraintes géographiques et gestion multi-équipements ;
- arbitrage entre disponibilité client et organisation terrain.
Agendrop se situe à la frontière entre logiciel métier spécialisé, automatisation de la relation client et optimisation des tournées techniques — un positionnement peu couvert sur le marché de la maintenance périodique B2C.
Le problème des outils généralistes
Les entreprises de maintenance du bâtiment gèrent des centaines d'échéances avec des fréquences différentes : entretien chaudière tous les 12 mois, climatisation tous les 24 mois, ramonage annuel, traitement de l'eau tous les 36 mois… Chez un même client, plusieurs équipements peuvent coexister avec des dates distinctes.
Un tableur Excel devient ingérable dès quelques dizaines de lignes : mises à jour manuelles, formules oubliées, aucun envoi SMS automatique. Un CRM suit les prospects et les ventes, mais ne calcule pas « dernier passage + 12 mois » par équipement. Un logiciel d'intervention (Organilog, Praxedo…) gère le planning opérationnel, mais la récurrence B2C et les relances à date fixe ne sont pas toujours son cœur de métier.
Agendrop comble précisément ce vide : la maintenance périodique récurrente à domicile, avec saisonnalité, multi-équipements et besoin de relancer sans y penser chaque semaine.
Ce qu'un bon logiciel doit couvrir
| Besoin opérationnel | Pourquoi c'est critique | Agendrop |
|---|---|---|
| Multi-fréquences par prestation | Chaudière 12 mois, clim 24 mois, adoucisseur 36 mois… | Types de prestations configurables par équipement |
| Calcul automatique des échéances | À partir de la date du dernier entretien | Calcul natif, sans formule manuelle |
| Relances programmées | J-30, J-15, J-7 ou rappel anticipé J-100 | Envoi SMS sans action hebdomadaire |
| Suivi des retards | Clients non planifiés = CA perdu | Vue réalisé / à venir / en retard / non planifié |
| Contact client simplifié | Moins d'appels pour connaître les dispos | Demande de RDV (Essentielle) ou prise de RDV en ligne (Planification) |
| Complémentarité | Vous gardez votre outil de devis | Import CSV, pas de remplacement du logiciel métier |
L'architecture modulaire d'Agendrop
Agendrop est conçu autour de briques fonctionnelles spécialisées dans la gestion des entretiens périodiques. À terme, la solution reposera sur trois briques ; deux sont aujourd'hui commercialisées : l'offre Essentielle et l'offre Planification.
Cette approche modulaire permet de répondre progressivement aux besoins opérationnels des entreprises de maintenance du bâtiment (chauffage, climatisation, traitement de l'eau, ramonage, sécurité incendie, etc.) sans imposer une complexité excessive aux petites structures : vous démarrez avec les relances automatiques, puis ajoutez la planification avancée lorsque votre organisation le nécessite.
Offre Essentielle — automatiser les rappels et simplifier la prise de contact
Première brique du logiciel. Objectif : automatiser les rappels d'entretien tout en simplifiant la relation client, sans calendrier de réservation en ligne.
- Prestations à fréquences multiples — Plusieurs types de prestations par client (12, 24 ou 36 mois) selon l'équipement, les obligations réglementaires, les recommandations constructeur ou les prestations de confort. Indispensable quand plusieurs équipements coexistent chez un même client avec des échéances différentes.
- Variables métier dans les SMS — Type de prestation, équipement, adresse, nom du client, fréquence d'entretien. Particulièrement utile pour les clients multi-sites ou multi-équipements (entreprises, bailleurs, copropriétés).
- Rappels complémentaires — En plus du rappel principal (ex. J-30), possibilité d'activer un rappel anticipé (ex. J-100) pour lisser la charge avant les périodes saturées : meilleure répartition des interventions, moins de pics de charge, taux de réalisation plus élevé.
- Suivi des entretiens — Vue sur les prestations réalisées, à venir, en retard et les clients non planifiés. Un besoin opérationnel majeur pour structurer une activité récurrente.
- Lien de demande de rendez-vous (facultatif) — Accessible depuis le SMS. Le client indique ses disponibilités via un formulaire ; vous le rappelez ensuite pour fixer le créneau dans votre planning. Ce n'est pas une prise de rendez-vous en ligne : le client ne réserve pas de créneau en autonomie. Cette approche réduit les allers-retours téléphoniques et la charge administrative liée aux appels.
Offre Planification — optimiser les tournées dès la prise de rendez-vous
Intègre tout l'Essentielle et ajoute une couche de gestion de la prise de rendez-vous en ligne selon des critères géographiques et organisationnels.
- Secteurs géographiques — Création par code postal, ville ou rayon kilométrique. Chaque secteur peut être associé à un temps moyen de trajet, des techniciens dédiés et des règles de disponibilité.
- Calendriers par technicien — Disponibilités selon le technicien, le type de prestation, le secteur et la durée d'intervention.
- Bascule automatique de secteur — Lorsque le premier rendez-vous d'une journée est positionné, la journée ou demi-journée bascule sur le secteur géographique de ce premier client, afin de limiter les temps de trajet et les kilomètres inutiles.
- Synchronisation avec d'autres outils de planning — Les créneaux indisponibles (rendez-vous pris ailleurs) sont automatiquement retirés des disponibilités proposées aux clients. Évite les doublons et les conflits tout en restant compatible avec vos outils actuels (dont Google Agenda).
- Prise de RDV en ligne — Le client choisit lui-même un créneau disponible dans son secteur ; le rendez-vous est enregistré automatiquement.
Parcours type dans Agendrop
- Import ou saisie de la base clients avec la date du dernier entretien par prestation.
- Paramétrage des types de prestations (fréquence, texte SMS, variables métier).
- Automatisation : à l'approche de chaque échéance, le SMS part seul.
- Suivi : vous visualisez qui a répondu, qui est en retard, qui n'est pas encore planifié.
- Planification : le client indique ses dispos (Essentielle) ou réserve un créneau (Planification).
Exemples par métier
- Chauffagiste : relance chaudière avant le pic hivernal, rappel complémentaire J-100 — guide chauffagiste
- Ramoneur : relances ramonage avant la saison de forte demande — guide ramoneur
- Climaticien : entretien climatisation avant l'été — guide climaticien
Guides complémentaires
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