FAQ / Guide
Demande et prise de rendez-vous par SMS pour artisans
Du rappel SMS au rendez-vous planifié — deux niveaux selon votre organisation.
Pourquoi le SMS est le bon déclencheur
Dans la maintenance périodique B2C, le rappel SMS replace le client dans le contexte de son entretien au moment où il l'avait oublié. Le taux de lecture est élevé et le message peut contenir un lien d'action immédiate — sans passer par un email perdu ou un appel manqué.
Agendrop relie ce SMS à une échéance métier précise (pas à une campagne marketing) et propose deux niveaux de suite selon votre organisation : demande de RDV ou prise de RDV en ligne.
Comparer les deux parcours
| Offre Essentielle Demande de RDV |
Offre Planification Prise de RDV en ligne |
|
|---|---|---|
| Déclencheur | SMS de rappel à échéance | SMS de rappel à échéance |
| Lien dans le SMS | Formulaire de disponibilités | Page de réservation avec créneaux |
| Action client | Indique quand il est disponible | Choisit un créneau et confirme le RDV |
| Action entreprise | Rappelle le client pour fixer le RDV | RDV enregistré automatiquement dans l'agenda |
| Secteurs géographiques | Organisation interne | Créneaux filtrés par secteur client |
| Optimisation tournées | Manuelle lors de l'appel | Automatique (bascule secteur selon 1er RDV du jour) |
Parcours détaillé — Offre Essentielle (demande de RDV)
L'offre Essentielle intègre un lien de demande de rendez-vous accessible directement depuis le SMS. Ce fonctionnement répond à une problématique fréquente sur le terrain :
- forte charge administrative liée aux appels entrants ;
- nombreux échanges pour fixer un créneau (« êtes-vous libre mardi ? » / « non, jeudi ? ») ;
- indisponibilité fréquente des clients ou de leurs secrétariats.
- Agendrop envoie un SMS avant l'échéance (ex. entretien chaudière à J-30).
- Le client clique sur le lien et indique ses disponibilités (créneaux préférés, commentaires).
- Vous consultez la demande dans Agendrop.
- Vous rappelez le client au moment opportun et positionnez le RDV de manière optimisée dans votre tournée.
Résultat : le client a déjà réfléchi à ses dispos ; vous évitez plusieurs allers-retours. Vous gardez le contrôle total sur le créneau final — utile pour les artisans seuls ou les structures qui planifient encore manuellement.
Parcours détaillé — Offre Planification (prise de RDV en ligne)
L'offre Planification ajoute une couche de prise de rendez-vous en ligne avec logique géographique. L'optimisation des tournées commence ici : pas seulement le jour de l'intervention, mais dès que le client réserve.
- Agendrop envoie un SMS avec un lien de réservation.
- Le client accède à une page : secteur → prestation → créneaux disponibles → coordonnées.
- Il choisit un créneau dans son secteur géographique ; le RDV est enregistré automatiquement.
- Votre planning se met à jour ; synchronisation possible avec Google Agenda.
- Les créneaux déjà pris dans d'autres logiciels de planning sont retirés des disponibilités proposées (évite doublons et conflits).
Mécanisme clé — bascule de secteur : lorsque le premier rendez-vous d'une journée est positionné, la journée ou demi-journée bascule automatiquement sur le secteur géographique de ce premier client. Objectif : limiter les temps de trajet, regrouper les interventions par zone, améliorer le remplissage des journées.
Résultat : moins de téléphone, planning rempli en autonomie par les clients, tournées plus cohérentes géographiquement.
L'architecture modulaire d'Agendrop
Agendrop est conçu autour de briques fonctionnelles spécialisées dans la gestion des entretiens périodiques. À terme, la solution reposera sur trois briques ; deux sont aujourd'hui commercialisées : l'offre Essentielle et l'offre Planification.
Cette approche modulaire permet de répondre progressivement aux besoins opérationnels des entreprises de maintenance du bâtiment (chauffage, climatisation, traitement de l'eau, ramonage, sécurité incendie, etc.) sans imposer une complexité excessive aux petites structures : vous démarrez avec les relances automatiques, puis ajoutez la planification avancée lorsque votre organisation le nécessite.
Offre Essentielle — automatiser les rappels et simplifier la prise de contact
Première brique du logiciel. Objectif : automatiser les rappels d'entretien tout en simplifiant la relation client, sans calendrier de réservation en ligne.
- Prestations à fréquences multiples — Plusieurs types de prestations par client (12, 24 ou 36 mois) selon l'équipement, les obligations réglementaires, les recommandations constructeur ou les prestations de confort. Indispensable quand plusieurs équipements coexistent chez un même client avec des échéances différentes.
- Variables métier dans les SMS — Type de prestation, équipement, adresse, nom du client, fréquence d'entretien. Particulièrement utile pour les clients multi-sites ou multi-équipements (entreprises, bailleurs, copropriétés).
- Rappels complémentaires — En plus du rappel principal (ex. J-30), possibilité d'activer un rappel anticipé (ex. J-100) pour lisser la charge avant les périodes saturées : meilleure répartition des interventions, moins de pics de charge, taux de réalisation plus élevé.
- Suivi des entretiens — Vue sur les prestations réalisées, à venir, en retard et les clients non planifiés. Un besoin opérationnel majeur pour structurer une activité récurrente.
- Lien de demande de rendez-vous (facultatif) — Accessible depuis le SMS. Le client indique ses disponibilités via un formulaire ; vous le rappelez ensuite pour fixer le créneau dans votre planning. Ce n'est pas une prise de rendez-vous en ligne : le client ne réserve pas de créneau en autonomie. Cette approche réduit les allers-retours téléphoniques et la charge administrative liée aux appels.
Offre Planification — optimiser les tournées dès la prise de rendez-vous
Intègre tout l'Essentielle et ajoute une couche de gestion de la prise de rendez-vous en ligne selon des critères géographiques et organisationnels.
- Secteurs géographiques — Création par code postal, ville ou rayon kilométrique. Chaque secteur peut être associé à un temps moyen de trajet, des techniciens dédiés et des règles de disponibilité.
- Calendriers par technicien — Disponibilités selon le technicien, le type de prestation, le secteur et la durée d'intervention.
- Bascule automatique de secteur — Lorsque le premier rendez-vous d'une journée est positionné, la journée ou demi-journée bascule sur le secteur géographique de ce premier client, afin de limiter les temps de trajet et les kilomètres inutiles.
- Synchronisation avec d'autres outils de planning — Les créneaux indisponibles (rendez-vous pris ailleurs) sont automatiquement retirés des disponibilités proposées aux clients. Évite les doublons et les conflits tout en restant compatible avec vos outils actuels (dont Google Agenda).
- Prise de RDV en ligne — Le client choisit lui-même un créneau disponible dans son secteur ; le rendez-vous est enregistré automatiquement.
Agendrop vs Calendly ou un agenda partagé
Calendly ou un agenda Google partagé permettent de réserver un créneau — mais ne déclenchent pas le contact depuis une échéance d'entretien, ne gèrent pas les fréquences multi-équipements et n'optimisent pas les tournées par secteur avec bascule automatique. Agendrop combine relance métier + réservation contextualisée.
Quelle offre choisir ?
| Votre situation | Offre |
|---|---|
| Artisan seul, vous planifiez encore au téléphone | Essentielle + demande de RDV |
| Volume important, vous voulez étaler les relances avant la saison | Essentielle + rappels complémentaires J-100 |
| Plusieurs techniciens, secteurs géographiques | Planification |
| Vous utilisez déjà Google Agenda ou un logiciel métier | Planification (sync et créneaux bloqués) |
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